L’automazione aziendale non è più un’opzione: è una necessità strategica per le aziende che cercano di migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e ottimizzare i processi. Ogni minuto guadagnato su attività ripetitive è tempo che può essere reinvestito in ciò che conta davvero: innovare, creare valore, collaborare al meglio.
Nel nostro percorso dedicato al Modern Workplace abbiamo già esplorato come la tecnologia possa trasformare il modo in cui lavoriamo, sulla base di quattro pilastri chiave: produttività, collaborazione, sicurezza e automazione. Proprio quest’ultima si inserisce nello scenario aziendale come elemento abilitante in quanto semplifica, connette e accelera le operazioni aziendali.
Attenzione però: automatizzare non significa “eliminare il lavoro umano”, ma liberarlo da tutto ciò che è ripetitivo e a basso valore aggiunto, permettendo al personale di concentrarsi su compiti più strategici e creativi. È un cambio di passo culturale prima ancora che tecnologico, vuol dire costruire un ambiente di lavoro più agile e proattivo e… pensa un po’… incentrato proprio sulle persone!
Automation con Microsoft 365: le potenzialità di Power Automate
Microsoft 365 mette a disposizione una suite di strumenti per l’automazione dei processi aziendali nel contesto del Modern Workplace. Nei nostri progetti, implementiamo Power Automate, uno degli strumenti più utilizzati, versatili e potenti per la costruzione di flussi di lavoro automatizzati tra applicazioni, servizi e sistemi, senza particolari competenze di sviluppo.
Nello specifico è possibile automatizzare processi ripetitivi come:
- invio e-mail, notifiche, reminder e approvazioni;
- aggiornamento record in Excel, database o CRM al verificarsi di eventi specifici;
- aggregazione dati da più fonti e creazione dashboard aggiornate.
Una delle caratteristiche più potenti di Power Automate è, inoltre, la sua estrema interoperabilità. Microsoft ha creato un ecosistema connettivo che consente a questo strumento di integrarsi facilmente con oltre 300 servizi e applicazioni — sia Microsoft che di terze parti — per costruire workflow personalizzati e intelligenti.
La piattaforma integra funzionalità di AI (Artificial Intelligence) attraverso componenti nativi e modelli pre-addestrati che permettono di automatizzare compiti complessi, in particolare quelli legati alla comprensione del linguaggio, all’analisi del sentiment dei messaggi, alla lettura dei documenti e all’estrazione di informazioni.
Quando si automatizza un processo, una delle preoccupazioni principali è: “Ma come faccio a sapere se tutto sta funzionando correttamente?”.
Power Automate consente di implementare flussi intelligenti, ma garantisce anche un monitoraggio, una diagnostica e un’ottimizzazione continua, nell’ottica di una maggiore trasparenza e controllo. Grazie a un sistema avanzato di tracciamento, log e analytics integrato si può avere visibilità in tempo reale di ogni esecuzione del flusso, controllare cosa è stato attivato ed esaminare ogni passaggio del processo, con input e output dettagliati, individuando immediatamente eventuali errori o eccezioni. In pratica è come avere una “scatola nera” per ogni automazione, consultabile in qualsiasi momento.
Power Automate: scenari concreti e applicazioni pratiche
Nel contesto del Modern Workplace, le aziende non possono più permettersi di perdere tempo in attività manuali e scollegate tra loro. Con Power Automate, trasformiamo i processi aziendali in esperienze più semplici, veloci e interconnesse. Ecco alcune applicazioni pratiche!
Automazione delle approvazioni
Creazione di flussi di lavoro per l’approvazione di documenti, richieste di ferie, ordini di acquisto, ecc.
Scenario: un utente invia via email un documento da far approvare (es. contratto, offerta commerciale, richiesta ferie, ordine fornitore) al proprio responsabile.
Soluzione automatizzata:
- l’utente carica un documento in una cartella SharePoint;
- parte un flusso di approvazione: l’approvatore riceve una notifica automatica via Teams o Outlook;
- dopo l’approvazione, il documento viene spostato automaticamente in una cartella “Approvati” e l’utente riceve conferma.
Si possono impostare escalation, scadenze automatiche e tracciabilità completa dell’iter approvativo.
Automazione dei processi di vendita
Integrazione con CRM per l’aggiornamento automatico dei dati dei clienti, notifiche automatiche per i lead e le opportunità di vendita.
Scenario: ogni volta che un cliente compila un modulo online (es. Microsoft Forms), il team commerciale riceve una notifica via email. Il Key Account Manager deve poi inserire i dati in un file Excel condiviso e aggiornare il CRM manualmente.
Soluzione automatizzata:
- il modulo viene compilato → Power Automate rileva l’invio;
- i dati vengono salvati automaticamente su un elenco SharePoint o in Excel Online;
- si crea una nuova opportunità nel CRM (es. Dynamics 365);
- il referente commerciale riceve una notifica su Teams con il link diretto alla scheda.
Integrazione con Microsoft Teams
Automatizzazione delle notifiche e degli aggiornamenti di progetto, creazione automatica di canali e team in base a specifici trigger.
Scenario: quando viene avviato un nuovo progetto (es. una nuova commessa, una consulenza IT, un cliente onboarded), il responsabile di progetto si trova di fronte a diverse attività manuali e ripetitive: creare manualmente un nuovo spazio di lavoro per il team, inviare e-mail ai colleghi coinvolti, condividere documenti iniziali.
Soluzione automatizzata:
- Power Automate rileva un nuovo progetto su SharePoint o CRM;
- crea automaticamente un nuovo team in Microsoft Teams;
- aggiunge i membri del progetto, imposta canali tematici (es. attività, documenti);
- invia un messaggio automatico nel canale generale con tutti i dettagli iniziali.
Gestione delle e-mail
Filtraggio e categorizzazione automatica delle email, risposte automatiche basate su modelli predefiniti.
Scenario: ogni giorno arrivano decine o centinaia di email generiche (info@, support@, commerciale@). Il team perde tempo a smistarle, categorizzarle o inviarle alla persona giusta. Alcune richiedono risposte standard che vengono scritte ogni volta da zero.
Soluzione automatizzata: il flusso analizza ogni nuova e-mail in arrivo (su Outlook o su una shared mailbox). In base a parole chiave, oggetto, mittente o contenuto:
- assegna una categoria (es. “Commerciale”, “Supporto”, “Fatturazione”);
- archivia l’email in una cartella dedicata;
- invia una notifica su Teams o Planner alla persona o al team di riferimento.
Se l’e-mail corrisponde a un determinato schema (es. richiesta di brochure, assistenza base, orari di apertura):
- Power Automate invia una risposta automatica personalizzata con un modello predefinito;
- i modelli possono includere allegati, link a documentazione, o moduli Forms.
Automazione aziendale: quanti vantaggi!
L’adozione di strumenti di automation porta in azienda numerosi benefici, soprattutto con Microsoft Power Automate, all’interno dell’ecosistema Microsoft 365. Vediamo i principali.
- Aumento della produttività: il personale può evitare task ripetitivi e concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.
- Riduzione dei costi: ogni attività manuale comporta un impiego di tempo e risorse anche da dedicare alla supervisione e al controllo. Automatizzando i flussi, si riducono quindi i costi operativi.
- Miglioramento della qualità: i processi automatizzati sono sempre coerenti e riducono gli errori umani, migliorando la qualità complessiva delle operazioni.
- Maggiore trasparenza e controllo: i flussi di lavoro automatizzati offrono una visibilità completa sui processi aziendali, facilitando il monitoraggio e la gestione.
L’automazione aziendale è un elemento chiave di un Modern Workplace sempre performante e sicuro. Nei nostri progetti, implementiamo Power Automate: uno strumento indispensabile snellire i flussi operativi, accelerare le attività quotidiane e connettere applicazioni, dati e persone in modo fluido.
Ti sei perso la puntata precedente del nostro Microsoft Modern Workplace Project? Leggila qui!
Stay tuned per il prossimo articolo…
