La soluzione progettata per IBSA consiste nella realizzazione di un ecosistema tecnologico distribuito basato su un’infrastruttura integrata di Collaboration e Audio-Video capace di supportare in modo coerente le necessità operative e direzionali.
Il progetto ha interessato una pluralità di ambienti aziendali con scenari d’uso differenti, ognuno dei quali è stato allestito in modo specifico, ma all’interno di una visione architetturale unitaria, per garantire uniformità tecnologica e interoperabilità tra i diversi spazi.
La standardizzazione operativa e l’integrazione tra gli ambienti è costruita attorno all’implementazione della piattaforma di Collaboration Microsoft Teams, con l’installazione di sistemi Microsoft Teams Rooms (MTR) – che diventano il modello di sala – e dispositivi HP-Poly, che garantiscono elevata qualità e performance Audio-Video.
Auditorium: il centro della comunicazione aziendale
Gli auditorium (sala principale e secondaria) rappresentano il fulcro delle attività di comunicazione aziendale e sono stati progettati per supportare:
- eventi aziendali strutturati;
- presentazioni e comunicazioni interne;
- trasmissione e distribuzione dei contenuti verso altri ambienti;
- integrazione con streaming e webinar.
L’allestimento video è caratterizzato dall’installazione di un LEDwall Samsung da 170”, scelto per assicurare una visibilità ottimale e una resa cromatica superiore in ogni condizione di luce ambientale.
A supporto di questo sistema di visualizzazione, l’intera infrastruttura audio-video è stata ingegnerizzata su tecnologia IP (AV-over-IP). Questa scelta garantisce la massima flessibilità operativa, permettendo di instradare qualsiasi segnale verso qualsiasi punto della rete con latenza zero e una scalabilità virtualmente illimitata.
La presenza di una regia audio-video dedicata consente la gestione centralizzata dei contenuti e delle sorgenti, rendendo possibile orchestrare eventi complessi e garantire qualità e continuità durante le attività.
Sale riunioni: standardizzazione e facilità d’uso
Le 15 sale riunioni, distribuite tra diverse tipologie (small, medium, medium-large), sono state progettate per garantire:
- avvio, gestione e accesso immediato alle riunioni(one-touch join);
- condivisione dei contenuti sia locale (via HDMI) sia remota, senza vincoli di dispositivo o posizione;
- uniformità di esperienzautente indipendentemente dalla sala utilizzata;
- facilità di utilizzoanche per utenti non tecnici.
Ogni sala è dotata di sistemi audio-video integrati per rendere l’esperienza di meeting semplice, immediata e coerente in tutta l’organizzazione.
Ambulatori: supporto a formazione e dimostrazione
Gli ambulatori sono stati progettati con una funzione specifica abilitare attività di dimostrazione, formazione e condivisione in tempo reale delle attività svolte.
Grazie all’infrastruttura AV realizzata, ciò che avviene negli ambulatori può essere trasmesso in auditorium oppure condiviso simultaneamente online, in modalità webinar. Questo trasforma gli spazi operativi in veri e propri ambienti di comunicazione e trasferimento strutturato delle conoscenze mediche/farmaceutiche.
Sala interviste: produzione e distribuzione contenuti
La sala interviste è pensata per la creazione di contenuti video e per attività di comunicazione più strutturata. L’integrazione con il resto dell’infrastruttura tecnologica consente di acquisire contenuti, distribuirli verso altre sale e utilizzarli in contesti digitali o eventi.
L’infrastruttura Audio Video progettata consente, infatti, collegamenti in tempo reale tra ambienti diversi, trasformando spazi come ambulatori, sale riunioni e auditorium in nodi di un unico sistema interconnesso, all’interno del quale i contenuti possono essere acquisiti, distribuiti e fruiti simultaneamente. Questo approccio abilita anche la gestione di eventi ibridi, in cui le attività possono essere svolte in presenza e contemporaneamente trasmesse online o condivise tra più spazi aziendali, grazie alla presenza di ambienti avanzati come auditorium con regia dedicata e infrastruttura di distribuzione dei contenuti.
Room Booking: prenotazione smart delle sale
All’interno della soluzione complessiva, abbiamo introdotto sistemi di Room Booking e gestione fuoriporta per migliorare in modo concreto l’organizzazione e l’utilizzo dei workspace.
Le sale riunioni sono state integrate con sistemi di prenotazione accessibili tramite posta elettronica o applicazione dedicata, permettendo agli utenti di riservare gli ambienti in modo semplice e coerente con gli strumenti di lavoro già utilizzati quotidianamente.
A complemento, sono stati installati pannelli fuoriporta interattivi, posizionati all’esterno delle sale, che svolgono una doppia funzione operativa: mostrano in tempo reale lo stato della sala (libera o occupata) e consentono prenotazioni e cancellazioni immediate direttamente sul posto .
Questo sistema introduce quindi un livello di gestione dinamica degli spazi, che permette di pianificare le attività in anticipo e avere una visione chiara della disponibilità degli spazi, riducendo eventuali conflitti di prenotazione.
In un contesto caratterizzato da numerosi spazi di Collaboration (15 sale riunioni, auditorium, ambienti specializzati), questi strumenti diventano fondamentali per garantire ordine, efficienza operativa e continuità delle attività, supportando concretamente l’organizzazione del lavoro senza introdurre complessità aggiuntiva per gli utenti.
Digital Signage: comunicazione diffusa e centralizzata
All’interno del progetto IBSA, il Digital Signage non è stato introdotto come elemento accessorio, ma come componente integrante dell’ecosistema di comunicazione aziendale, in grado di estendere il valore della piattaforma di Collaboration oltre il perimetro delle sale riunioni.
La soluzione consente di diffondere contenuti visivi su monitor professionali, Ledwall o display distribuiti negli spazi aziendali, trasformando aree comuni, ingressi e zone di passaggio in punti attivi di comunicazione. I contenuti possono includere informazioni aziendali, comunicazioni interne, video o messaggi dinamici, contribuendo a rendere la comunicazione più immediata e capillare.
Un elemento chiave è la gestione centralizzata della piattaforma, che permette di controllare da un unico punto tutti i display, programmare e pianificare i contenuti e aggiornare le informazioni in modo rapido e simultaneo su più schermi.
Continuità operativa e supporto tecnico
IBSA può contare sul nostro servizio Care4You, che prevede innanzitutto un help desk specializzato in grado di gestire le richieste di supporto e le problematiche più comuni (incident), con personale formato sulle tecnologie installate, pronto a intervenire on-site o da remoto. In caso di criticità più complesse, è previsto un meccanismo di escalation verso livelli di supporto superiori, fino ad arrivare, se necessario, al coinvolgimento diretto dei vendor.
A questo si affianca una gestione strutturata delle attività di problem determination, che consente non solo di intervenire sui malfunzionamenti, ma anche di analizzarne le cause e ridurre il rischio di ricorrenza, migliorando nel tempo l’affidabilità complessiva del sistema.
In questo modo, la soluzione non si esaurisce nella fase di implementazione, ma si configura come un servizio evolutivo, in grado di accompagnare IBSA nella gestione quotidiana e nello sviluppo futuro dei propri ambienti di Collaboration.
